Datenschutz

Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

für die App und WebApp „BuildControl“

Stand: 24.09.2026

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer mobilen Anwendung (nachfolgend „App“) sowie der zugehörigen webbasierten Anwendung (nachfolgend „WebApp“; App und WebApp zusammen die „Anwendung“). Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Anwendung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Dipl.-Ing. Rolf Meyer GmbH & Co. KG

Wertherstr. 90

32139 Spenge

gesetzlich vertreten durch: Michael Meyer

(nachfolgend „wir“ oder „Verantwortlicher“)

Datenschutzbeauftragter:

RA Stephan Beume, c/o DSO Datenschutz Osnabrück GmbH, Mercatorstr. 11, 49080 Osnabrück

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder auf einer sonstigen gesetzlichen Grundlage, insbesondere soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags bzw. Arbeitsverhältnisses mit dem Nutzer, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO – Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Arbeits- oder Dienstverhältnis, Nutzungsvertrag zur Anwendung)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen (z. B. IT-Sicherheit, Betriebs- und Materialorganisation, Missbrauchsprävention)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO – Einwilligung, soweit für einzelne, optionale Funktionen gesondert eingeholt (z. B. bestimmte Push-Benachrichtigungen)

     

3. Bereitstellung der Anwendung und Erstellung von Server-Logfiles

Die Anwendung verfügt über keinen eigenen Webserver; sie wird vollständig über die Cloud-Infrastruktur unseres technischen Dienstleisters bereitgestellt (siehe Ziffer 9). In der Anwendung selbst findet keine Auswertung oder Protokollierung von IP-Adresse, Browserkennung oder übertragener Datenmenge statt. Im Rahmen des technischen Betriebs dieser Cloud-Infrastruktur können plattformseitig gleichwohl folgende Datenarten anfallen, ohne dass die Anwendung selbst hierauf zugreift:

  • IP-Adresse des anfragenden Geräts

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs

  • verwendetes Betriebssystem und App-/Browserversion

  • Gerätetyp und Gerätekennung

  • übertragene Datenmenge und Statusinformationen (z. B. Fehlermeldungen)

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Die plattformseitig anfallenden Protokolldaten werden 30 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Absturz- und Fehlerberichte (Firebase Crashlytics) werden nach 90 Tagen gelöscht. Administrative Audit-Protokolle des Cloud-Projekts, in denen Konfigurationsänderungen durch Administratoren unseres technischen Dienstleisters festgehalten werden, werden von Google fest für 400 Tage aufbewahrt. Eine Weiterleitung dieser Daten an andere Speicherorte findet nicht statt.

4. Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto

Zur Nutzung der Anwendung ist die Einrichtung eines Nutzerkontos erforderlich. Im Rahmen der Registrierung und Authentifizierung verarbeiten wir folgende Daten:

  • Name, E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer

  • Passwort (verschlüsselt gespeichert) bzw. per SMS versendeter Verifizierungscode

  • zugewiesene Benutzerrolle und Berechtigungen

  • Zeitpunkt der Registrierung, letzte Anmeldung sowie Sitzungsdaten (Login-Token)

Die Anmeldung kann wahlweise per E-Mail-Adresse und Passwort oder per Telefonnummer mit SMS-Verifizierung erfolgen. Bei Anmeldung per Telefonnummer wird der Verifizierungscode über den in Ziffer 9 genannten SMS-Dienstleister versendet. Für die Passwort-Reset-Funktion sowie für weitere System-E-Mails (z. B. Zugangsdaten neu angelegter Konten) versenden wir E-Mails über den in Ziffer 9 genannten E-Mail-Dienstleister.

Neu angelegte Benutzerkonten (z. B. durch Administratoren in der WebApp) erhalten automatisiert eine E-Mail mit Zugangsdaten und einer Anleitung zur Erstanmeldung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertrags- bzw. Arbeitsverhältnis) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Kontosicherheit, Missbrauchsprävention, z. B. Brute-Force-Schutz).

5. Chat-Funktion

Die Anwendung ermöglicht den direkten Austausch von Text- und Bildnachrichten zwischen Nutzern (in App und WebApp). Dabei verarbeiten wir:

  • Inhalte der versendeten Text- und Bildnachrichten

  • Absender, Empfänger und Zeitstempel jeder Nachricht

  • hochgeladene Dateien (z. B. Bilder, PDF, DOCX)

Die Nachrichten und Dateien werden über Cloud-Firestore bzw. Firebase Storage unseres technischen Dienstleisters gespeichert und übertragen. Der Zugriff auf Chatinhalte ist auf die jeweils am Chat beteiligten, berechtigten Nutzer beschränkt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO zur innerbetrieblichen Kommunikation und Organisation.

6. Betankungserfassung, Standort- und Geofunktionen

Im Rahmen der Erfassung von Betankungsvorgängen (z. B. Betankung aus dem Lieferfahrzeug, am Gerät oder per Fass) verarbeiten wir:

  • Standortdaten (GPS) als Einzelabfrage – nicht als Hintergrunderfassung – in drei Situationen: bei der automatischen Baustellenerkennung, vor dem Start eines Betankungsvorgangs sowie, nur bei Betankungen per Fass, bei einem anschließenden Abgleich

  • Kennungen der betankten Geräte bzw. Maschinen (z. B. über QR-Code oder manuelle Auswahl)

  • Nutzerkennung der durchführenden Person

  • Datum, Uhrzeit sowie betankte Menge

Eine Hintergrund-Standorterfassung findet nicht statt. Der Standort wird ausschließlich als Einzelabfrage im aktiven Betrieb ermittelt (siehe oben). Eine Anbindung an LC-Tracker oder sonstige Ortungshardware besteht nicht; mobile Lager führen keine Koordinaten. Je Betankungsvorgang wird genau ein Standortpunkt gespeichert, ein Bewegungsprofil entsteht nicht. Der Standort wirkt dabei nicht nur zur Vorauswahl der Baustelle, sondern auch als Sperre: Liegt das Gerät mehr als 2 km von der gewählten Baustelle entfernt oder ist keine Position ermittelbar, wird der Betankungsstart abgelehnt. Weicht der Standort bei einer Fass-Betankung um mehr als 500 m ab, wird automatisch ein Hinweis für die Verwaltung erzeugt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Erfüllung des Arbeitsverhältnisses/Auftragsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Dokumentations- und Abrechnungspflichten, Missbrauchsprävention).

7. Geräte-, Maschinen- und Materialdaten

In der WebApp werden Stammdaten zu Maschinen, Werkzeugen, Geräten, Baustellen, Lagern und Tanks verwaltet, unter anderem importiert aus dem ERP-System ProBau-S. Soweit hierbei Daten zu Ausgabe- und Zustandsprotokollen mit einzelnen Nutzern (z. B. verantwortlichem Mitarbeiter bei Geräteausgabe) verknüpft werden, handelt es sich um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt zur Organisation des Geräte- und Materialeinsatzes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO.

8. Push-Benachrichtigungen

Zur Information über neue Nachrichten und weitere relevante Ereignisse nutzen wir den Dienst Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Limited). Hierzu wird dem jeweiligen Endgerät ein Geräte-Token zugewiesen, über das Nachrichten auch bei inaktiver App zugestellt werden können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Push-Benachrichtigungen können in den Geräteeinstellungen jederzeit deaktiviert werden.

9. Eingesetzte Dienste (Firebase / Google Cloud)

Serverfunktionen werden in der Google-Cloud-Region europe-west3 (Frankfurt am Main) betrieben. 

Im Einzelnen werden insbesondere folgende Dienste eingesetzt:

  • Cloud Firestore (Datenbank)

  • Cloud Functions (Serverfunktionen)

  • Firebase Authentication (Anmeldung/Registrierung)

  • Firebase Hosting

  • Cloud Storage (Dateiablage, z. B. Chatbilder und Dokumente)

  • Firebase Cloud Messaging (Push-Benachrichtigungen)

  • Firebase Crashlytics (Absturz- und Fehlerberichte)

  • Google Maps API und Google Places API (Kartendarstellung, Standort- und Adresssuche)

  • Google Fonts (Nachladen von Schriftarten)

  • Twilio Inc., 101 Spear Street, 5th Floor, San Francisco, CA 94105, USA (bzw. Twilio Ireland Limited, Dublin) – Versand von SMS-Verifizierungscodes

  • Sand Dune Mail Ltd (SMTP2GO), 96-106 Manchester Street, Christchurch 8011, Neuseeland – Versand von System-E-Mails (z. B. Zugangsdaten, Passwort-Reset)

Darüber hinaus bestehen Schnittstellen zum ERP-System ProBau-S sowie zum Betankungssystem Tecalemit. Aus ProBau-S werden ausschließlich Geräte- und Kostenstellendaten gelesen; die Anwendung übermittelt dorthin keine personenbezogenen Daten. Aus Tecalemit werden dagegen vollständige Fahrerstammdaten abgerufen und dauerhaft in der Anwendung gespeichert, namentlich Name, Fahrer- und Personalnummer, Transpondernummer sowie die Zapf-PIN der Fahrer. Auch hier ist der Datenfluss einseitig; es werden nur Daten abgerufen. 

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO.

10. Empfänger von Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung vertraglicher, gesetzlicher und organisatorischer Pflichten benötigen (z. B. Administratoren der WebApp gemäß zugewiesener Rolle). Darüber hinaus geben wir Daten an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

  • PriorApps GmbH als technischer Dienstleister zur Bereitstellung und Verwaltung von Serverinfrastrukturen, Wartung und Weiterentwicklung sowie dem Betrieb der gesamten technischen Infrastruktur von App und WebApp.

  • Twilio Inc. bzw. Twilio Ireland Limited zum Versand von SMS-Verifizierungscodes

  • Sand Dune Mail Ltd (SMTP2GO) zum Versand von System-E-Mails

  • Behörden und öffentliche Stellen, soweit wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind

Eine Übermittlung an sonstige Dritte erfolgt nicht, es sei denn, Sie haben zuvor ausdrücklich eingewilligt oder wir sind hierzu gesetzlich verpflichtet.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtliche Fristen von sechs bzw. zehn Jahren) vorsehen. Nach Zweckfortfall bzw. Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder gesperrt, sofern nicht eine weitere Verarbeitung gesetzlich zulässig und erforderlich ist. 

Personenbezogene Profildaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift) werden mit Löschung des Nutzerkontos entfernt.

Betankungsdaten einschließlich des zugehörigen Standortpunkts, Geräte- und Ausgabeprotokolle sowie Chatverläufe werden als betriebliche Nachweis- und Abrechnungsgrundlage dauerhaft aufbewahrt. Der Personenbezug (Name, Nutzerkennung, Fahrer-, Personal- und Transpondernummer sowie Absender- und Empfängerangaben) wird nach Ablauf von 3 Jahren bei Betankungsdaten bzw. 3 Jahren bei Protokolleinträgen und Chatverläufen entfernt. Danach liegen die Daten nur noch in anonymisierter Form vor.

Plattformseitige Protokolldaten werden nach 30 Tagen, Absturz- und Fehlerberichte nach 90 Tagen und administrative Audit-Protokolle nach 400 Tagen gelöscht (siehe Ziffer 3).

12. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

  • Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

  • Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Art. 21 DSGVO)

  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

  • Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden.

13. Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

14. Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten (z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zur Registrierung) ist zur Nutzung der Anwendung erforderlich. Ohne diese Angaben kann die Registrierung bzw. Anmeldung nicht erfolgen und die Anwendung nicht genutzt werden.

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO, die für Sie rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.

16. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch bzw. die weitere Nutzung der Anwendung gilt dann die aktualisierte Datenschutzerklärung.